Nie popełniono żadnego błedu. Ma się udział w tych wszystkich działkach, które są współwłasnością. Pewnie to są m.in. drogi dojazdowe.
Ściągnać kodeks cywilny i czytać "dział współwlasność".

Jesteście właścicielami lokali członkami wspólnity, i w tym zakresie obowiązują Was zapisy ustawy o własności lokali.
Ale dodatkowo jesteście też współwłaścicielami innych gruntów.
I do zarządu (zarządzania) tymi gruntami mają zastosowanie zapisy kc dział współwłasność.
Nie płacicie żadnego ryczałtu, tylko płacicie zaliczki na utrzymanie gruntu, który jest Waszą współwlaśnościa. I zarządca powinien Wam przedstawić co jakiś czas sprawozdanie na co idą Wasze pieniądze.
Kodeks cywilny nie reguluje dokładnie czy to ma być sprawozdanie roczne czy miesieczne. Sami powinniście to ustalić.

Czyli każdy z właścicieli ma lokal i związany z tym udział w gruncie i cześciach wspólnych budynku (WM) + udział w gruncie, który stanowi współwlasność wielu właścicieli lokali z k8lku wspólnot.
Ten grunt też ma swoją księgę i też można sprawdzić jakie działki geodezyjne obejmuje. Jeśli nie ma umowy do użytkowania, to można korzystać z całości gruntu.
Do zarządzania tym wspólnym gruntem mają zastosowanie zapisy kodeksu cywilnego - dział współwlasność.
Jeśli wpłacacie co miesiąc jakaś kwotę, do zarządcy to macie prawo żadąć od zarządcy szczegółowego sprawozdania na co idą Wasze pieniądze.
Co do śmietnika, uważam, że nawet jeśli stoi na gruncie, który jest współwłasnością a służy tylko 1 wspólnicie, to koszty utrzmania powinna ponosić ta wspólnota.

Wspólnota zajmuje się własną nieruchomością wspólną. Każda wspólnota powinna być rozliczana osobno i nie ma znaczenia czy ten sam administrator zarządza innymi wspólnotami.
Najpierw trzeba sprawdzić: gdzie kończą się granice Waszego gruntu, czy nie ma wpisanych służebności i kto jest właścicielem pozostałych części osiedla.
Może ten wysuszony trawnik należy do Was ale nie ma pieniędzy na koncie Waszej WM, by coś z tym zrobić.
Zajrzeć do aktu notarialnego, powinna być podana księga wieczysta gruntowa. Zajrzeć do księgi gruntowej i sprawdzić numery działek geodezyjnych. Potem zajrzeć na geoportal i sprawdzić granice Waszej "posiadłości".
https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/eukw_prz/KsiegiWieczyste/wyszukiwanieKW?komunikaty=true&kontakt=true&okienkoSerwisowe=false

I nie ma czegoś takiego , jak niedokreślone udziały w czymś. Albo ma się udział ( pytanie kto ma?) albo ma się służebność albo sie żeruje na właścicielu gruntu.

W ustawie o własności podano przykładowy katalog czynności przekraczających zwykly zarząd. To nie jest katalog zamknięty.
Każdy z właścicieli ma prawo do korzystania z NW. Najem NW pozbawia go tego prawa. Zatem na najem NW potrzebna jest uchwała, którą każdy może zaskarżyć.

Jeśli została wykonana za poprzedniego zarządu, to płacić trzeba. Co najwyżej możecie pozwać poprzedni zarząd o niezasadne wydanie pieniędzy. Ale ową niezasadność trzeba udowodnić.