Akty notarialne są sporządzane obligatoryjnie w razie wyodrębnienia i sprzedaży lokalu przez dotychczasowego właściciela. Stąd każdy kto nabył mieszkanie od gminy taką umowę zawartą w formie aktu notarialnego posiada. Dotychczasowy właściciel, w opisywanym przypadku gmina, która nie wszystkie lokale sprzedała, pozostaje członkiem wspólnoty i należą do niej te lokale i pomieszczenia przynależne, które nie zostały sprzedane.
Warto dodać, że sposób wyodrębniania lokali (czy będą sprzedawane z pomieszczeniami przynależnymi czy tez nie, czy garaż wielostanowiskowy będzie samodzielnym lokalem czy też będzie stanowił część wspólną itd.) zostaje przesądzony przy sprzedaży pierwszego lokalu. Wtedy bowiem należy ustalić wielkość mianownika do określenia udziału, a więc przesądzić wielkość łącznej powierzchni użytkowej nieruchomości, czyli ustalić powierzchnie wszystkich lokali przeznaczonych do wyodrębnienia.
Dla porządku nadmienię, że istnieje sposób wyodrębnienia lokalu i ustalenia dla niego współczynnika udziału w nieruchomości wspólnej bez jednoczesnej jego sprzedaży. Może tego dokonać właściciel zachowując formę aktu notarialnego. Jest to tzw. jednostronna czynność prawna. W praktyce jednak rzadko do tego dochodzi, właściciel musi bowiem ponieść koszty notarialne i sądowe (wpisu do księgi wieczystej) i zazwyczaj tego nie robi, jeśli nie ma jednocześnie zamiaru zbyć takiego lokalu. Można więc przyjąć, że rzeczywiście gmina jako członek wspólnoty nie sporządziła aktów notarialnych dot. posiadanych nadal lokali.
Zgodnie z ustawą o własności lokali udział gminy, mimo że nie jest on podany w żadnym akcie notarialnym, określa się tak samo jak dla innych lokali, czyli jako ułamek, w którym w liczniku znajduje się powierzchnia posiadanych nadal przez gminę lokali a w mianowniku (musi być to ta sama wielkość dla wszystkich właścicieli) suma powierzchni wszystkich lokali w budynku.
Czasem jednak zarządcy stosują zasadę uproszczoną wyznaczania udziału tego właściciela, który posiada lokale niewyodrębnione. Przyjmując założenie, że suma udziałów powinna wynosić jeden, udział gminy wyznaczają jako różnicę jedności i sumy udziałów pozostałych właścicieli.
Przykładowo, jeśli suma udziałów wszystkich właścicieli, którzy kiedykolwiek w przeszłości nabyli lokale od gminy wynosi 0,681256 (jak pisałam w starych budynkach udziały są najczęściej podawane w ułamkach dziesiętnych), to stosując ten uproszczony sposób udział gminy określa się jako: 1 – 0,681256 = 0,318744.
Wówczas udział łączny wynosi: 0,681256 + 0,318744 = 1
W praktyce, jeśli lokale były sprzedawane na przestrzeni wielu lat, a trzeba pamiętać, że przed wejściem w życie ustawy o własności lokali, czyli przed rokiem 1995, trudno było wykryć błędy w określaniu udziałów, często mogło dochodzić do nieprawidłowości. Wystarczyło, że w jednym przypadku udział podawano jako ułamek dziesiętny z czterema miejscami po przecinku (duże zaokrąglenie) a potem jako ułamek z sześcioma miejscami po przecinku.
Jak widać przyjęte założenie, że nie popełniono błędów w wyznaczaniu udziałów i na pewno ich suma wynosi jeden, nie musi być prawdziwe i w Państwa przypadku warto je zweryfikować.
W tym celu należy sporządzić listę wszystkich lokali w nieruchomości – tych sprzedanych i tych należących do gminy wraz z ich powierzchnią użytkową i ustalić łączną powierzchnię budynku.
Następnie dla każdego lokalu należy wyznaczyć udziały dzieląc jego powierzchnię przez powierzchnię łączną wszystkich lokali i porównać otrzymane wyniki z udziałami figurującymi w aktach notarialnych. Okaże się wówczas czy udziały dla lokali wyodrębnionych zostały ustalone prawidłowo czy też są jakieś błędy.
Jeśli zsumujemy udziały właścicieli lokali wyodrębnionych, które figurują w aktach notarialnych (lub wypisach z ksiąg wieczystych) i dodamy udział gminy wyznaczony w sposób opisany powyżej, będziemy wiedzieli czy suma udziałów wynosi jeden. Jeśli w którymkolwiek z aktów notarialnych pojawił się błąd we współczynniku udziału to suma nie będzie wynosiła jeden, a więc będzie podstawa do zastosowania trybu głosowania według zasady, że na jednego właściciela przypada jeden głos.
Trzeba pamiętać, że samo stwierdzenie faktu, że udziały nie sumują się do jedności nie narzuca automatycznie tego trybu głosowania. Wprowadza się go na żądanie grupy właścicieli, którzy łącznie dysponują co najmniej 20% udziałów, tak samo jak w przypadku występowania wśród członków wspólnoty właściciela większościowego posiadającego ponad 50% udziałów w nieruchomości wspólnej.
Warto dodać, że nie można wprowadzić odmiennego niż udziałami sposobu głosowania „raz na zawsze”. Każdorazowo, gdy chcemy przegłosować uchwałę stosując zasadę, że na jednego właściciela przypada jeden głos, musimy zastosować opisaną powyżej procedurę, a więc za każdym razem zgłosić nowy wniosek lub wniosek zbiorowy dotyczący konkretnych uchwał (wymienionych we wniosku) np. zaplanowanych w porządku obrad zebrania.