absolutorium administrator administrowanie część wspólna deweloper dokumentacja dotacje unijne dłużnicy eksmisja fundusz remontowy głosowanie hala garażowa instalacja co kaucja mieszkaniowa konto bankowe koszty ciepła koszty zarządu kotłownia księgowość licencja mała wspólnota miejsce postojowe nieruchomość wspólna nip odszkodowanie parkowanie pełnomocnictwo podatki podział wspólnoty pozew protokół przeglądy techniczne przekształcenie lokalu regon regulamin wspólnoty remont balkonu remont budynku rewaloryzacja rozliczenia spółdzielnia termomodernizacja ubezpieczenie uchwała wspólnoty uchwały wspólnoty udziały umowa o zarządzanie nieruchomością ustawa o własności lokali windykacja wodomierz wodomierze wspólnota mieszkaniowa wspólnoty mieszkaniowe wypowiedzenie umowy wzór uchwały wzór umowy zadłużenie zaliczka zarząd nieruchomością zarząd wspólnoty zarządca nieruchomości zarządca wspólnoty zarządzanie nieruchomościami zaskarżenie uchwały zebranie wspólnoty zmiana udziałów

Autor: Beata Mikołajewska

Ustawodawca w art. 32 nakazuje powiadomić właścicieli o terminie zebrania na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. Zapis ten jest dosyć ogólny i nie precyzuje czy na tydzień przed zebraniem właściciel powinien otrzymać materiały czy zarządca tydzień wcześniej powinien je wysłać.

Do niedawna raczej do wszystkich właścicieli wysyłano zaproszenia na zebranie listami poleconymi (ewentualnie np. dozorca roznosił za pokwitowaniem osobiście). Obecnie, gdy we wszystkich budynkach są zamontowane skrzynki, do których można samodzielnie wrzucać korespondencję, można korzystać z tej właśnie formy. Przesyłki polecone wysyła się wówczas tylko do tych właścicieli, którzy nie mieszkają w nieruchomości i podali zarządcy inny adres korespondencyjny.

Wrzucanie materiałów na zebranie do skrzynek ma wiele zalet – po pierwsze skracamy do minimum czas dotarcia ich do właścicieli, po drugie unikamy kosztów pocztowych, po trzecie redukujemy inne koszty np. kopertowania.

Wysłanie zaproszenia na zebranie listem poleconym ma jedną zasadniczą przewagę – zarządca dysponuje dowodem, że faktycznie materiały zostały do danej osoby wysłane i kiedy. Wrzucenie bezpośrednio do skrzynki takiego dowodu nie daje. Warto jednak, aby zarządca zadał sobie nieco trudu i zorganizował wrzucanie materiałów do skrzynek w formie komisji oraz sporządził z tej czynności protokół. Chodzi o to, by przesyłki dotarły do właścicieli jak najszybciej i żeby był jakiś dokument, który potwierdza fakt ich dostarczenia oraz datę kiedy to nastąpiło. Uważam więc, że jeśli wrzucenie zaproszeń do skrzynek pocztowych zostanie dokonane przez administratora w obecności dozorcy, pracownika ochrony lub członka zarządu a nawet któregoś z mieszkańców, którzy potwierdzą to własnym podpisem na protokóle to wszelkim wymogom stanie się zadość.

W omawianym przykładzie bardzo prawdopodobne jest, że administrator zaproszenia na zebranie wysłał tak jak twierdzi. Bardziej dociekliwi mogą poprosić o dowód nadania listów poleconych na poczcie. Jednak sposób działania poczty leży poza wpływem kogokolwiek z nas, w tym także administratora, który nie może brać odpowiedzialności za to kiedy przesyłka zostanie dostarczona a jeszcze dodatkowo za to kiedy właściciel ją odbierze. Mogło się więc zdarzyć, że nawet do dnia zebrania niektórzy z właścicieli nie odebrali przesyłki.

Przestrzegam przed interpretowaniem przepisu ustawowego w taki sposób, że materiały na zebranie muszą dotrzeć do właścicieli na tydzień naprzód. Jeśli został wysłany list polecony to nikt nie ma wpływu na to, kiedy właściciel odbierze z poczty przesyłkę (jeśli listonosz zostawił awizo) i czy w ogóle to zrobi. Nie można od tego uzależniać prawidłowości zwołania zebrania. Dlatego tym bardziej zalecam wrzucanie listów bezpośrednio do skrzynek. Unikniemy kłopotów ze zbyt późnym dostarczeniem przesyłek lub niedotarciem ich wcale przed dniem zebrania.

Beata Mikołajewska

Źródło: Teczka zarządcy nieruchomości

„Teczka zarządcy nieruchomości", Beck Info Biznes,

Wydawnictwo C.H. Beck

http://www.beckinfobiznes.pl/tresc.php?m=l&id=30&la=