Nazewnictwo, kompetencje i odpowiedzialność (teoretyczna) są tak poplątane, że łatwo się zgubić. Wspólnoty z zarządem właścicielskim często zatrudniają osobę z licencją zarządcy nieruchomości, taka osoba pełni wtedy funkcję administratora.

1) administrator - potocznie o zatrudnionym do pomocy zarządowi wm człowieku (firmie), nie musi mieć licencji, tytułowany często zarządcą

2) administrator nieruchomości - potocznie o osobie zajmującej się pomocniczo lub samodzielnie administrowaniem, nowy zawód

3) zarządca - potocznie o osobie, która została zatrudniona do pomocy zarządowi wm jako administrator

4) zarządca w rozumieniu ustawy o własności lokali – osoba, która sprawuje zarząd nieruchomością wspólną w sposób określony w art. 18 ust.1 UoWL, nie musi mieć licencji (spełniać wymogów UoGN)

5) zarządca obiektu budowlanego - według ustawy Prawo Budowlane osoba fizyczna lub prawna mająca prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. Często mylona z zarządcą nieruchomości

6) zarządca nieruchomości
a) tytuł zawodowy - może się nim posługiwać wyłącznie osoba legitymująca się licencją, kwestię tę reguluje ustawa o gospodarce nieruchomościami, żeby używać tego tytułu nie musi sprawować zarządu, reguluje te kwestie ustawa o gospodarce nieruchomościami, tylko on (i przedsiębiorcy, w którego imieniu zarządza zarządca nieruchomości) ma prawo do zawarcia umowy o zarządzanie

b) oznaczenie pełnionej funkcji niezależne od tytułu:
- zarządca, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 uwl - pełnomocnik wspólnoty mieszkaniowej działający na podstawie umowy notarialnej zawartej pomiędzy właścicielami nieruchomości, quasi organ wspólnoty,
- zarządca obiektu budowlanego - w rozumieniu ustawy Prawo budowlane